Wer Microsoft 365 einsetzt, bekommt die KI-Frage von Microsoft gleich mitgeliefert: Copilot ist tief in Word, Excel, PowerPoint und Outlook verankert und kennt Ihre Dateien, Kalender und Mails. Das ist ein echter Vorteil, und wir raten niemandem davon ab.
Diese Seite ordnet ein, wo die Grenzen liegen — und warum die Integration in Office kein Alleinstellungsmerkmal mehr ist.
Die beiden Ansätze im Kurzportrait
Microsoft Copilot
Copilot — von Microsoft inzwischen ohne den Zusatz „365" geführt — arbeitet auf dem Microsoft Graph, kennt also den Kontext aus Ihrem Tenant, und ist in den Office-Anwendungen tief verankert. Die Modelle wählt Microsoft aus.
Bei der Lizenzierung lohnt eine Unterscheidung, die oft untergeht: Die webbasierte Copilot Chat ist laut Microsoft-Dokumentation in berechtigten Microsoft-365-Abos ohne Zusatzkosten enthalten. Der volle Funktionsumfang — Grounding auf Ihren Arbeitsdaten, Researcher, Analyst, Bearbeitung in den Office-Anwendungen — erfordert dagegen eine kostenpflichtige Add-on-Lizenz je Nutzer zusätzlich zum bestehenden Abo.
CompanyGPT
CompanyGPT ist eine Plattform, die wir im Cloud-Tenant des Kunden aufbauen — wahlweise Azure, Google Cloud oder souverän auf STACKIT. Sie bringt Oberfläche, Rollen und Rechte, eine Wissensbasis über Ihre Dokumente, Agenten und Workflow-Automation mit. Die Modelle wählen Sie: Claude, GPT-, Gemini- und offene Modelle lassen sich parallel betreiben und je Anwendungsfall routen. Abgerechnet wird über einen Wartungsvertrag, nicht pro Kopf.
KI direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook — beide Wege
Der Einwand, den wir am häufigsten hören, lautet: „Copilot sitzt aber direkt in Office." Das stimmt — und es gilt inzwischen für beide Seiten.
Über das native Office-Add-in aus companyM365, unserem MCP-Server für Microsoft 365, steht CompanyGPT als Aufgabenbereich direkt in Word, Excel, PowerPoint und Outlook zur Verfügung. Technisch läuft das über Office.js, die offizielle Microsoft-Schnittstelle für Office-Add-ins. Damit kann CompanyGPT die Anwendungen nicht nur begleiten, sondern in ihnen arbeiten: Texte formulieren, Tabellen auswerten, Folien erstellen, E-Mails beantworten — ohne die Anwendung zu wechseln.
Drei Punkte sind dabei wichtig:
- Keine Copilot-Lizenz pro Nutzer nötig. Wir installieren das Add-in gemeinsam mit Ihnen für Ihre Microsoft-365-Nutzer.
- Die Anfragen laufen über Ihr CompanyGPT in Ihrer Cloud — mit Ihren Modellen, Ihren Agents und Ihren Zugriffsrechten.
- Es ersetzt Copilot nicht zwingend. Beide Wege lassen sich parallel betreiben.
Auf unserer CompanyGPT-Seite zeigt ein kurzes Video, wie eine Excel-Datei direkt aus Excel heraus per KI erstellt wird.
Der Verarbeitungsort: ein Punkt, den man kennen sollte
Microsoft hat mit der EU Data Boundary ein umfangreiches Zusagenwerk für europäische Kunden aufgebaut, und Copilot fällt ausdrücklich darunter. Drei Punkte sollte man trotzdem kennen, weil sie in der eigenen Microsoft-Dokumentation stehen und administrativ zu entscheiden sind:
Flex Routing. Microsoft beschreibt die Funktion so, dass sie für Kunden in EU und EFTA die LLM-Inferenz bei Lastspitzen außerhalb der EU Data Boundary erlaubt — konkret in den USA, Kanada oder Australien. Nach derselben Dokumentation ist die Funktion für Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, standardmäßig aktiviert; Bestandskunden finden ihre Einstellung laut Microsoft im Message Center. Daten im Ruhezustand bleiben laut Microsoft weiterhin innerhalb der EU Data Boundary. Administratoren können die Einstellung jederzeit ändern; wird sie deaktiviert, findet die Inferenz auch bei Lastspitzen innerhalb der EU Data Boundary statt.
Anthropic-Modelle. Sie sind laut Microsoft-Dokumentation vom Geltungsbereich der EU Data Boundary ausgenommen. Fairerweise gehört dazu: Für Kunden in der EU und in Großbritannien sind diese Modelle standardmäßig deaktiviert. Wer sie aktiviert, trifft damit eine bewusste Entscheidung, die dokumentiert die EU Data Boundary verlässt.
Websuche. Microsoft weist darauf hin, dass der Datenschutz-Nachtrag (DPA) und die EU Data Boundary nicht für generierte Web-Suchanfragen gelten. Ebenfalls dokumentiert: Prompts und Antworten bleiben innerhalb von Microsoft 365, und die Suchanfragen gehen ohne Nutzer- und Mandantenkennung an Bing.
Keiner dieser Punkte macht Copilot untauglich — sie sind steuerbar. Aber man muss sie kennen, um sie zu steuern. Die Details, die Quellen und die konkreten Prüfschritte im eigenen Mandanten haben wir hier zusammengetragen: Microsoft Copilot und die Datenverarbeitung außerhalb Europas.
Bei CompanyGPT ist die Frage anders gelagert, weil die Plattform in Ihrem Tenant läuft: Sie wählen Cloud, Region und Modellzugang selbst und können den Verarbeitungsort entsprechend dokumentieren. Wer maximale Souveränität braucht, betreibt die Plattform auf STACKIT.
Vergleichstabelle
| Kriterium | Microsoft Copilot | CompanyGPT |
|---|---|---|
| Betriebsmodell | Microsoft-Cloud, vom Hersteller betrieben | Im Cloud-Tenant des Kunden (Azure, Google Cloud oder STACKIT) |
| Abrechnung | Copilot Chat in berechtigten Abos enthalten; voller Funktionsumfang als Add-on-Lizenz je Nutzer | Wartungsvertrag, keine Pro-Kopf-Lizenz; Token zum Listenpreis des Hyperscalers |
| Office-Integration | Nativ in den Office-Anwendungen | Natives Add-in über Office.js in Word, Excel, PowerPoint und Outlook |
| Modellauswahl | Von Microsoft vorgegeben | Frei: Claude, GPT-, Gemini- und offene Modelle parallel |
| Wissensbasis | Microsoft Graph (Dateien, Mails, Kalender im Tenant) | companyRAG über Ihre Dokumente, inklusive Abbildung der SharePoint-Berechtigungen |
| Verarbeitungsort | Microsoft-Rechenzentren; EU Data Boundary mit dokumentierten Ausnahmen (Flex Routing, Anthropic-Modelle, Websuche) | Vom Kunden gewählte Region im eigenen Tenant |
| Automatisierung | Copilot Studio | n8n und offenes Model Context Protocol (MCP) |
| Erweiterbarkeit | Microsoft-Ökosystem | Über 100 MCP-Integrationen, dazu n8n, Make und Zapier |
Wann Copilot die richtige Wahl ist
Wir halten Copilot für eine gute Entscheidung, wenn:
- Ihr Unternehmen vollständig auf Microsoft 365 standardisiert ist und die Graph-Anbindung an Kalender, Teams und Mail den Hauptnutzen ausmacht,
- Sie keine besonderen Anforderungen an den Verarbeitungsort haben,
- Sie keine Modellvielfalt brauchen und mit der Microsoft-Auswahl gut leben können,
- und Sie eine Lösung wollen, für die kein eigener Betrieb aufgesetzt werden muss.
Wann CompanyGPT die bessere Wahl ist
- Wenn der Verarbeitungsort dokumentiert werden muss — Berufsgeheimnisträger, §-203-StGB-Kontexte, Personaldaten.
- Wenn Sie Modelle frei wählen und je Anwendungsfall routen wollen.
- Wenn eine eigene Wissensbasis über Dokumente gebraucht wird, die über den Graph hinausgeht.
- Wenn Sie Automatisierung über n8n und MCP in Ihre Fachprozesse bringen wollen.
- Wenn die Lizenzkosten pro Kopf bei wachsender Nutzerzahl zum Thema werden — das Wartungsvertragsmodell skaliert nicht mit der Mitarbeiterzahl.
Fazit
Copilot und CompanyGPT sind keine reinen Gegenspieler. Copilot ist stark, wo Microsoft 365 die ganze Arbeitswelt ist. CompanyGPT ist stark, wo Modellfreiheit, eine eigene Wissensbasis und ein dokumentierter Verarbeitungsort zählen — und bringt die Office-Integration inzwischen mit.
In vielen Projekten sehen wir beides nebeneinander: Copilot für einen Teil der Belegschaft, CompanyGPT für die Fälle, die mehr Kontrolle brauchen. Wer wissen will, was davon zu seiner Ausgangslage passt, bekommt von uns eine ehrliche Einschätzung — auch wenn sie „bleiben Sie bei Copilot" lautet.
Quellen
Alle Angaben zu Microsoft Copilot stammen aus der Microsoft-Dokumentation, abgerufen am 23. August 2026:
- Flex routing for Microsoft Copilot —
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/copilot-flex-routing - Connect to an AI subprocessor —
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/connect-to-ai-subprocessor— zur Ausnahme der Anthropic-Modelle und deren Voreinstellung in der EU - Manage public web access —
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/manage-public-web-access— zur Websuche - Microsoft Copilot licensing —
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-licensing - Microsoft Copilot privacy —
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-privacy
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Weiterführende Artikel
- Microsoft Copilot und die Datenverarbeitung außerhalb Europas – Flex Routing im Detail, mit Quellen
- CompanyGPT im Überblick – Plattform, Add-ons und Office-Add-in
- DSGVO-konforme KI-Plattformen im Vergleich 2026 – der Marktüberblick
- CompanyGPT vs. ChatGPT für Unternehmen – der Vergleich zu OpenAI
- CompanyGPT vs. Claude – der Vergleich zu Anthropic
- ChatGPT im Unternehmen: Warum Ihr Weg zu CompanyGPT führen sollte