DocuWare über MCP mit KI nutzen
In DocuWare liegen Rechnungen, Verträge und Personalakten revisionssicher archiviert – strukturiert über Indexfelder, die sich hervorragend für gezielte Abfragen eignen. Einen MCP-Server gibt es bislang nicht; wir binden das System individuell über die dokumentierte Platform-REST-API an CompanyGPT an.
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein Dokumentenmanagement- und Workflow-System der DocuWare GmbH aus Germering bei München, die zur japanischen Ricoh-Gruppe gehört. Unternehmen nutzen es für revisionssichere Archivierung, Rechnungsverarbeitung, Vertragsablage und digitale Freigabeprozesse. Angeboten wird es sowohl als DocuWare Cloud im SaaS-Modell als auch als On-Premises-Installation im eigenen Rechenzentrum.
Für KI-Assistenten ist ein DMS eine ergiebige Quelle, weil dort nicht nur Dateien, sondern auch deren Metadaten liegen: Belegnummern, Lieferanten, Beträge, Fristen und Workflow-Status. Genau diese Kombination aus Volltext und Indexfeldern erlaubt Antworten, die eine reine Dateisuche nicht liefert – etwa die Frage nach allen Verträgen eines Lieferanten mit Kündigungsfrist im laufenden Quartal.
Anbindung auf einen Blick
- MCP-Server
- Keiner offiziell – individuelle Anbindung über die REST-API
- Schnittstelle
- DocuWare Platform REST-API, .NET-SDK, Webhooks
- Authentifizierung
- OAuth2 über den DocuWare Identity Service
- Betriebsmodell
- Hybrid – DocuWare Cloud (SaaS) oder On-Premises
- Berechtigungen
- Dienstkonto mit Rechten je Dateikabinett, Rollensteuerung in CompanyGPT
So verbinden Sie DocuWare mit CompanyGPT
Einen offiziellen MCP-Server bietet DocuWare derzeit nicht an; die wenigen öffentlich verfügbaren Community-Projekte sind experimentell und für den Produktivbetrieb nicht geeignet. Für CompanyGPT bauen wir die Anbindung deshalb individuell.
Grundlage ist die DocuWare Platform REST-API, über die sich Dateikabinette durchsuchen, Dokumente und Indexfelder lesen, Dokumente ablegen und Workflows anstoßen lassen; ergänzend stehen das .NET-SDK und Webhooks zur Verfügung. Die Authentifizierung erfolgt über den DocuWare Identity Service per OAuth2. Da diese API sauber dokumentiert ist, lässt sie sich als OpenAPI-Beschreibung in MCP-Werkzeuge überführen – wir wählen dabei genau die Operationen aus, die Ihr Anwendungsfall benötigt. Wo eine Automatisierungsschicht sinnvoll ist, kann alternativ n8n als Zwischenstufe dienen, das innFactory als eigene Leistung für Sie betreibt.
Beim Betriebsmodell unterscheiden wir: Nutzen Sie DocuWare Cloud, spricht CompanyGPT die API direkt über das Internet an. Läuft DocuWare on-premises in Ihrem Rechenzentrum, wird das Zielsystem über Ihre Netzstruktur erreichbar gemacht. In beiden Fällen arbeitet die Integration mit einem eigenen Dienstkonto, dessen Rechte Sie auf bestimmte Dateikabinette begrenzen, und in CompanyGPT entscheiden Rollen und Gruppen, wer die Integration nutzen darf.
Hinweis für On-Premises-Betrieb: CompanyGPT läuft in Ihrem eigenen Azure-Tenant – dadurch lässt sich Ihr On-Premises-Netz direkt anbinden: über ein Site-to-Site-VPN (Azure VPN Gateway) oder ExpressRoute zwischen Ihrem Firmennetz und dem virtuellen Netzwerk Ihrer CompanyGPT-Umgebung. Das System muss dafür nicht öffentlich erreichbar sein; wir richten die Verbindung gemeinsam mit Ihrer IT ein.
Typische Anwendungsfälle
So arbeiten KI-Agenten in CompanyGPT mit DocuWare
Rechnungen im Archiv finden
Die Buchhaltung fragt Belege nach Lieferant, Zeitraum oder Betrag ab und erhält direkt die passenden Dokumente samt Indexdaten statt einer langen Trefferliste.
Verträge und Fristen auswerten
Der Agent stellt Verträge mit anstehenden Kündigungs- oder Verlängerungsterminen zusammen und fasst die wesentlichen Konditionen für die Vorbereitung zusammen.
Freigaben nachvollziehen
Bei Rückfragen zu einem Vorgang zeigt der Assistent Status und Historie des zugehörigen Workflows auf – etwa wer eine Rechnung wann freigegeben hat.
Häufig gestellte Fragen
DocuWare und KI – die wichtigsten Antworten
Hat DocuWare einen offiziellen MCP-Server?
Nein. DocuWare stellt bislang keinen eigenen MCP-Server bereit, und die verfügbaren Community-Repositories sind experimentell. Wir realisieren die Anbindung an CompanyGPT über die offizielle Platform-REST-API.
Wie funktioniert die individuelle Anbindung technisch?
Wir beschreiben die benötigten API-Operationen als OpenAPI-Spezifikation und stellen sie CompanyGPT als MCP-Werkzeuge bereit. Der Assistent ruft damit genau die Funktionen auf, die für Ihren Anwendungsfall freigegeben wurden.
Gilt das auch für eine On-Premises-Installation?
Ja. Die Platform-API ist in beiden Betriebsmodellen verfügbar. Bei einer Installation im eigenen Rechenzentrum kommt lediglich die Netzwerkanbindung zwischen Ihrer CompanyGPT-Umgebung und dem DocuWare-Server hinzu.
Sieht die KI alle archivierten Dokumente?
Nein. Die Integration arbeitet mit einem Dienstkonto, dessen Berechtigungen Sie auf bestimmte Dateikabinette und Dokumentarten begrenzen. Zusätzlich steuern Rollen und Gruppen in CompanyGPT, welche Mitarbeitenden die Integration überhaupt nutzen können.
Kann die KI Dokumente in DocuWare ablegen?
Die REST-API unterstützt das Ablegen von Dokumenten und das Anstoßen von Workflows. Ob wir diese Operationen freischalten oder die Integration rein lesend einrichten, entscheiden Sie – der Werkzeugumfang wird pro Anwendungsfall festgelegt.
DocuWare und Ihre KI – DSGVO-konform mit CompanyGPT
CompanyGPT ist der Enterprise-KI-Assistent in Ihrem eigenen Cloud-Tenant: alle relevanten KI-Modelle, Ihre Unternehmensdaten und Integrationen wie DocuWare – zentral verwaltet, mit Rollen und Berechtigungen. Wir richten die Anbindung gemeinsam mit Ihnen ein.
DocuWare ist eine Marke des jeweiligen Inhabers (DocuWare GmbH (Ricoh-Gruppe)). Die Nennung beschreibt die Kompatibilität und impliziert keine Partnerschaft oder Empfehlung. Verfügbarkeit und Funktionsumfang der Anbindung richten sich nach dem jeweiligen Anbieter.