KI im speziellen LLMs, aber auch die Digitalisierung allgemein stellen Unternehmen, Teams und IT-Abteilungen laufend vor neue Herausforderungen: Mehr Daten, höhere Komplexität und der Wunsch nach Automatisierung, um Ressourcen zu sparen und Innovationen voranzutreiben. Im Zentrum dieser Entwicklung stehen Automatisierungsplattformen, die klassische Workflows mit modernen KI-Technologien verbinden. Einen besonders flexiblen, nachhaltigen Ansatz bietet das Open-Source-Tool n8n. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit n8n selbst komplexe, KI-gestützte Automatisierungen effizient, flexibel und sicher umsetzen.

Was ist n8n? – Die flexible Antwort auf digitale Prozessvielfalt

n8n ist eine quelloffene Workflow-Automation-Plattform, mit der Sie verschiedene Tools, Datenquellen und Dienste per Drag & Drop verbinden und automatisieren können. Ob E-Mail, Datenbanken, Web-APIs oder Messaging-Dienste: Über 350 Integrationen stehen bereit, um klassische Business-Prozesse (wie etwa Lead-Management,

Support, Marketing) genauso smart zu automatisieren wie interne Datenflüsse, individuelle Reports oder smarte Benachrichtigungsdienste in ihrem Unternehmen.

Was n8n so wertvoll macht:

• Datensouveränität und DSGVO-konform durch Self-Hosting: Sensible Daten bleiben in Ihrem Einflussbereich. So können Sie die Community Edition von n8n als Addon zu unserem CompanyGPT aktivieren, sodass sie für ihre n8n KI-Agenten in n8n auch auf die LLMs in STACKIT, Google oder Azure OpenAI zugreifen können.
• Low-Code-Ansatz: Workflows ohne Code (No-Code) oder mit wenigen Zeilen Skript (Low-Code) bilden eine ideale Möglichkeit einfache und komplexe Unternehmensprozesse abzubilden, sodass Sie nicht für alles eine Individualentwicklung benötigen. So können auch Nicht-Entwickler ihre Unternehmensprozesse mit KI-Unterstützung abbilden.
• Erweiterbarkeit: Sollten die Prozesse an Grenzen stoßen, lassen Sie sich als Basis für eine saubere Implementierung in eigener Software verwenden. Sie können entweder eigene n8n-Module, individuelle API-Calls und Szenarien für sehr spezifische Unternehmensanforderungen entwickeln, sodass Sie einen fließenden Übergang in die Individualentwicklung mit überschaubarem Budget haben.

KI-Workflows mit n8n: So funktioniert die Verbindung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz

Was sind KI-Workflows?

Künstliche Intelligenz in n8n bedeutet nicht einfach nur, Text zu generieren oder ein Sprachmodell einzubinden. Ein echter KI-Workflow besteht aus mehreren Schritten, in denen Daten gesammelt, verarbeitet, analysiert und Entscheidungen getroffen werden. Meist mit Unterstützung von modernen Large Language Models (LLMs) wie GPT-4, Gemini oder Open-Source-Alternativen. So können Unternehmen nicht mehr nur repetitive Aufgaben automatisieren, sondern auch Aufgaben, die bislang erfahrene Fachkräfte übernommen haben.

Eine detaillierte Beschreibung zu KI-Workflows und deren Workflow-Architekturen finden Sie auch im Blog unter: https://innfactory.ai/ai/tech/digitale-workflows-vs-ki-agenten-so-optimieren-sie-ihre-geschaeftsprozesse-mit-kuenstlicher-intelligenz/

Wie werden KI-Workflows mit n8n gebaut?

n8n bietet eine visuelle Workflow-Umgebung mit sog. Nodes (Bausteinen), die logisch verschaltet werden. Jede Node übernimmt eine definierte Aufgabe wie z.B.:

• Triggern durch ein bestimmtes Event (z.B. neue E-Mail, Absenden eines Formulars)
• Abruf und Vorverarbeitung von Daten (z.B. Datenbank-Query oder HTTP Request)
• Übergabe von Inputs an ein KI-Modell (z.B. OpenAI, DeepSeek, Google Gemini, LLama)
• Post-Processing und Übermittlung an andere Systeme (z.B. Slack, Teams, CRM, Ticketsystem)

Beispiel: Automatisierte Analyse und Prüfung eingehender PDF-Rechnungen mit n8n und KI

Szenario:
Ein Unternehmen erhält regelmäßig PDF-Rechnungen per E-Mail. Diese Rechnungen sollen automatisiert verarbeitet, deren Positionen (z.B. Artikel, Preise, Mengen) zuverlässig extrahiert und anschließend mit den Daten eines zugehörigen Angebots aus dem ERP-System verglichen werden. Am Ende erhält der zuständige Sachbearbeiter einen Delta-Report, also eine Liste der Abweichungen, die geprüft werden müssen.

So könnte der Workflow mit n8n realisiert werden:

1. Trigger – Rechnungseingang erkennen:

   • n8n-Node: E-Mail-Trigger (IMAP/SMTP)
   • Sobald eine neue E-Mail mit PDF-Anhang im Postfach ankommt, startet der Workflow.

2. PDF auslesen und Inhalt extrahieren:

   • n8n-Node: PDF-Read-Node
     (oder HTTP-Node, falls ein externer Dokumentenservice angebunden ist)
   • Das PDF wird aus dem Anhang extrahiert.
   • Textinhalt, Tabellen oder strukturierte Daten werden mit KI-Text-Extraktion (z. B. Azure AI Document Intelligence, Google Document AI oder open-source Modelle wie LayoutLM) analysiert.

3. Positionen auslesen (KI-gestütztes Parsing):

   • n8n-Node: Custom Function + KI / NLP-API
   • Die erkannten Rechnungspositionen (Artikelname, Menge, Preis, Gesamtbetrag, ggf. Steuern etc.) werden in strukturierte Daten (z.B. als JSON) umgewandelt.

4. Abgleich mit Angebotsdaten:

   • n8n-Node: Datenbank-Node / API-Call an das ERP-System
   • Das Angebot wird anhand der Rechnungsnummer oder Kundendaten im ERP-System gesucht und die Angebotspositionen geladen.

5. Delta-Berechnung:

   • n8n-Node: Function-Node oder Compare-Node
   • Die extrahierten Rechnungspositionen werden mit denen des Angebots verglichen.
   • Unterschiede wie Preisabweichungen, fehlende oder zusätzliche Positionen werden identifiziert.

6. Delta-Report erzeugen:

   • n8n-Node: Markdown-Node oder HTML-Report-Node
   • Das Ergebnis (Abweichungen, offene Fragen) wird als übersichtlicher Delta-Report aufbereitet.

7. Benutzer-Benachrichtigung:

   • n8n-Node: E-Mail-Node, Slack-Node oder Microsoft Teams-Node
   • Der Sachbearbeiter erhält automatisch eine Benachrichtigung inkl. Delta-Report und ggf. dem Original-PDF.

8. (Optional) Automatisierte Ablage und Protokollierung:

   • n8n-Node: Drive-Node, SharePoint-Node oder S3-Node
   • Die PDF und die Analyse-Ergebnisse werden zentral archiviert und dokumentiert.

Praxis: Von einfachen Automations bis zu intelligenten Multi-Agenten-Prozessen

Wo liegen die größten Vorteile für Unternehmen?

• Kosteneffizienz & Zeitersparnis: Repetitive Aufgaben laufen vollautomatisch ab.
• Skalierbarkeit & Flexibilität: Anpassungen sind per Drag & Drop möglich, ohne lange Entwicklungszyklen.
• Sicherheit & Compliance: Das Hosting bleibt durch n8n selbstbestimmt in Ihrem Unternehmen, was gerade für DSGVO-sensible Prozesse ein unschätzbarer Vorteil ist.
• Etablierung neuer Geschäftspotenziale durch KI: So können gezielt Innovationen in Support, Vertrieb, Data Analytics und Marketing automatisiert werden.

Grenzen und Best Practices

Trotz aller Vorteile stößt n8n an seine Grenzen, wenn:

• sehr komplexe, individuelle Systemarchitekturen mit speziellen Performance- oder Compliance-Ansprüchen bestehen,
• proprietäre Businesslogiken tief im Backend integriert werden müssen,
• oder der Integrationsumfang weit über Standard-Protokolle hinausgeht.

Oft ist dann die Kombination von n8n als Automatisierungs-Orchestrator mit passgenauer Individualentwicklung der ideale Weg.

Trends & Zukunft: Automatisierung und KI als strategischer Wettbewerbsvorteil

KI-Workflows mit Tools wie n8n (Self-Hosted) oder Make (SaaS) markieren den nächsten Evolutionsschritt für die digitale Transformation, denn Sie bilden die Brücke zur individuellen Softwareentwicklung und erleichtern den Einstieg in die KI-Welt massiv. Mit n8n und KI-gestützten Workflows machen Sie aus klassischen Prozessen echte Intelligenz: Sie verbinden Automatisierung, Datenhoheit und die Power moderner Sprachmodelle zu einem smarten, flexiblen Werkzeug für innovative, effiziente und sichere Unternehmensabläufe. Ganz gleich, ob Sie einen einfachen Task automatisieren oder eine gesamte Abteilung durch KI-gestützte Workflows transformieren wollen: Mit n8n sind Sie bereit für die Zukunft der digitalen Prozessautomatisierung.